Eu escrevo este texto como Leandro Zardo, contador, CEO da Infosys Contabilidade desde 2010, com mais de 25 anos de profissão. E vou direto ao ponto: muita empresa não percebe que está sendo mal atendida até receber uma multa, descobrir um passivo ou notar que cresce sem entender para onde o dinheiro foi.
Quando o empresário me procura, quase nunca chega dizendo “acho que meu contador está errado”. Ele chega cansado. Diz que as respostas demoram, que os números não fecham, que as guias aparecem sem explicação. A sensação é de abandono. E isso, para mim, já acende alerta.
Contabilidade ruim quase sempre custa mais caro do que parece.
Os sinais de que o contador não está fazendo um bom trabalho nem sempre são técnicos. Na maior parte das vezes, o dono da empresa consegue perceber sozinho, mesmo sem formação contábil. Basta saber o que observar. É isso que vou mostrar aqui, com foco no que dá para checar na prática e no prejuízo real se nada mudar.
1. Você não recebe balancete mensal nem relatórios que ajudem a decidir
Se a sua contabilidade só entrega guia de imposto, falta uma peça básica. O balancete mensal mostra receita, despesa, resultado, caixa, obrigações e outros pontos que ajudam a decidir. Sem isso, a empresa opera no escuro.
Se você não recebe números mensais claros, sua contabilidade está funcionando só como emissora de guias.
Como checar? Pergunte ao seu contador se existe balancete de cada mês já fechado. Peça os últimos 6 meses. Se ele não enviar, ou se mandar um PDF sem qualquer explicação sobre o que melhorou ou piorou, há problema.
Na prática, esse vazio atrasa decisões sobre preço, contratação e retirada dos sócios. Eu falo mais sobre isso no artigo sobre transformar a contabilidade em GPS de lucro. Já vi cliente que faturava mais de R$ 180 mil por mês e não sabia que operava com margem apertada havia 8 meses. Quando percebeu, já tinha acumulado dívidas com fornecedores e uso frequente de cheque especial.
O custo disso aparece em juros, compra errada e retirada acima do possível. Não é uma multa única. É pior. É perda recorrente.
2. O contador só aparece na hora de mandar guia
Esse é um dos sinais mais comuns de atendimento fraco. O contato acontece só perto do vencimento do DAS, do imposto do Lucro Presumido, da folha ou de alguma obrigação acessória. Fora isso, silêncio.
Contador que só manda boleto não está acompanhando a empresa. E empresa sem acompanhamento tende a reagir tarde a tudo. Mudança de faturamento, contratação nova, troca de atividade, abertura de filial. Tudo isso mexe com tributo e rotina fiscal.
Como conferir? Volte três meses no seu e-mail e no WhatsApp. Quantas mensagens do contador trouxeram orientação real? Quantas explicaram impacto de alguma decisão sua? Se a resposta for zero, o serviço está abaixo do que o negócio precisa.
No escritório, o erro que mais aparece é empresa que cresceu e continuou com a mesma rotina contábil de quando faturava R$ 25 mil por mês. Quando chega a R$ 150 mil ou R$ 300 mil, isso cobra a conta.
3. Há atrasos em obrigações fiscais, trabalhistas e acessórias
Aqui o problema deixa de ser sensação e vira risco concreto. Obrigações entregues fora do prazo geram multa. Em 2024, a entrega em atraso da DCTF pode gerar multa de 2% ao mês-calendário ou fração, limitada a 20% do valor dos tributos informados, com mínimo de R$ 200,00 para declaração sem débito e R$ 500,00 nos demais casos. Na ECF, a multa pode partir de R$ 500,00 por mês para empresas do Lucro Presumido e subir conforme o caso. No eSocial, falhas em eventos trabalhistas podem levar a autuações ligadas à folha, admissão e SST.
Atraso repetido em entrega fiscal não é detalhe operacional. É risco de caixa e risco de autuação.
Como checar na prática? Peça um calendário das obrigações da sua empresa e pergunte quais foram entregues nos últimos 12 meses, em que data e com qual protocolo. Se a resposta vier vaga, eu ficaria atento. Para rotinas trabalhistas, recomendo ler o conteúdo da Infosys sobre eSocial para empresas e prestadores de serviço, porque muitos atrasos começam justamente na falta de rotina interna.
Atendi um caso em que a empresa descobriu, no pedido de certidão, que havia obrigação acessória sem entrega por vários meses. O passivo inicial parecia pequeno. Depois vieram multas, retrabalho e atraso em contrato com cliente que exigia regularidade fiscal.
4. Guias e declarações saem com erro recorrente
Uma guia errada uma vez pode ser falha pontual. Erro recorrente já mostra falta de conferência. Pode ser imposto calculado a mais, a menos, código incorreto, CNAE mal tratado, pró-labore sem reflexo certo ou informação divergente entre fiscal e folha.
Como perceber sem ser técnico? Compare documentos. Veja se o faturamento informado na guia conversa com o seu sistema de vendas. Confira se a folha bate com os salários pagos. Observe se o contador pede confirmação antes de fechar apurações mais sensíveis.
Quando o imposto é recolhido a menor, o problema futuro vem com juros Selic acumulados e multa de mora de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20%, nas cobranças federais em 2024. Quando é recolhido a maior, o dinheiro sai do caixa e muitas vezes fica meses preso até compensação ou restituição.
Erro em documento fiscal machuca de dois lados: ou gera passivo, ou drena caixa.
Eu já vi cliente que pagou tributo indevido por meses porque ninguém revisou a atividade real da empresa. Também já recebi empresa com folha enviada com rubrica errada no eSocial, o que exigiu retificação e consumiu horas do time interno. Esse tipo de falha tira foco do negócio e aumenta custo administrativo.
Não por acaso, estudos sobre fraudes ou erros contábeis e seu impacto nos resultados mostram que distorções contábeis afetam leitura de desempenho e decisões. No pequeno negócio, esse impacto é ainda mais imediato.
5. Ninguém fala com você sobre enquadramento tributário
Se o seu contador nunca sugeriu rever regime tributário, atividade, CNAE ou forma de retirada dos sócios, eu faria uma pausa para revisar o atendimento. Não existe regime perfeito para todos. Existe o que faz sentido no caso concreto.
Uma empresa do Simples Nacional pode estar bem enquadrada. Outra, com a mesma faixa de faturamento, pode sofrer por causa do fator R, da composição da folha ou da atividade exercida. Em 2024, o limite anual do Simples Nacional segue em R$ 4,8 milhões. Já o MEI tem limite anual de R$ 81 mil. Se a atividade ou o faturamento mudam, a revisão deixa de ser opcional.
Para entender melhor os regimes, eu indico o artigo da Infosys sobre regras e escolha do Simples Nacional. E, para quem começou pequeno e saiu do MEI ou pensa em formalização, o conteúdo sobre MEI e crescimento do negócio ajuda bastante.
Planejamento tributário não é evento raro. É revisão periódica baseada em faturamento, folha e atividade real.
Eu não prometo economia sem olhar o caso. Seria irresponsável. Mas afirmo com segurança: ficar anos sem revisar enquadramento é pedir para pagar errado.
6. Seu contador não avisa sobre mudanças legais nem explica o impacto
Mudança de regra sempre existiu. O problema não é a lei mudar. O problema é o empresário descobrir tarde. Quando isso acontece, costuma haver correria, retrabalho e custo.
Como testar esse ponto? Pergunte quais mudanças dos últimos 12 meses afetaram sua empresa e o que foi feito em resposta. Se vier uma resposta genérica, sem citar obrigação, prazo e ação tomada, falta acompanhamento.
Já vi cliente que contratou funcionário e não sabia que o evento de admissão no eSocial exige prazo anterior ao início do trabalho. Em 2024, a admissão deve ser informada até antes do empregado começar. Se isso falha, o risco não é só multa. Pode haver dificuldade em fiscalização trabalhista e inconsistência previdenciária.
Também é preciso atenção a regularidade cadastral. Em muitos casos, antes de trocar de escritório, o melhor caminho é resolver pendências. Se esse for o seu caso, faz sentido conhecer o serviço de regularização empresarial da Infosys Contabilidade, porque migrar com passivo oculto costuma ampliar o problema.
Quem avisa antes evita custo depois.
7. As respostas demoram dias e você não entende o que recebe
Comunicação ruim prejudica. Não estou falando de resposta em cinco minutos para qualquer assunto. Falo de demora incompatível com a rotina da empresa e de linguagem que afasta em vez de orientar.
Quando o empresário não entende os próprios números, a contabilidade falhou em traduzir.
Como checar? Envie três perguntas simples:
- Quanto eu paguei de imposto neste mês e por quê?
- Minha empresa deu lucro ou só entrou dinheiro no caixa?
- Se eu contratar mais uma pessoa, o que muda na folha?
Se a resposta vier só com siglas, anexo solto e linguagem técnica demais, o atendimento está distante da sua realidade. O empresário não precisa virar contador. Precisa receber clareza.
No escritório, eu insisto muito nisso. Meu papel não é exibir complexidade. É traduzir risco, prazo e impacto financeiro. Se o contador some por dias em temas simples, isso trava decisão e pode levar a erro contratual, atraso de folha ou pagamento de tributo sem conferência.
8. Falta transparência e sobra improviso nos processos
Esse ponto junta vários sinais de que o contador não está fazendo um bom trabalho. Você não sabe quem cuida da sua empresa, não recebe protocolo de entrega, não entende o fluxo de documentos, não tem acesso fácil às guias anteriores, e cada mês parece resolvido de um jeito.
Como verificar? Peça uma lista simples:
- Quais documentos você deve enviar todo mês;
- Até que dia precisa enviar;
- Quem recebe e confere;
- Quais relatórios são entregues de volta;
- Onde ficam armazenados os comprovantes.
Se isso não existe, a empresa depende de memória, boa vontade e urgência. Esse modelo falha. E falha mais quando o negócio cresce.
Estudos sobre manipulação de informações contábeis e seus efeitos nas relações econômicas e institucionais mostram algo que eu vejo no dia a dia em escala menor: informação ruim compromete confiança e decisão. Na pequena empresa, a consequência aparece no caixa, no crédito e na capacidade de negociar.
O que não é sinal de contador ruim
Eu não construo autoridade atacando a profissão. Há críticas justas. Outras, não.
Imposto alto, por si só, não prova serviço ruim. Se o regime está correto para sua atividade, folha e faturamento, a carga pode ser aquela mesmo. Da mesma forma, multa gerada porque o próprio cliente enviou documento fora do prazo não pode ser jogada no colo do contador.
Também não considero sinal negativo o contador pedir prazo razoável para fechar mês com segurança. Fechamento sério depende de documento completo. O problema é a falta de retorno, de método e de orientação.
Se você está em dúvida sobre mudança de escritório, eu recomendo ler o guia da Infosys sobre como trocar de contador na prática. E, se decidir seguir em frente, conhecer o processo de trocar de contador ajuda a evitar ruptura de obrigações no meio da migração.
Quando regularizar e quando migrar
Eu penso assim: se há falhas pontuais, mas o contador responde, corrige rápido e abre o processo, ainda pode haver espaço para ajuste. Agora, quando os erros são repetidos, há atrasos, falta transparência e ninguém assume o problema, a migração costuma ser o caminho mais seguro.
Antes disso, peça quatro coisas por escrito:
- Posição das obrigações entregues e pendentes;
- últimos balancetes e demonstrativos;
- Comprovantes das guias pagas;
- Diagnóstico de pendências fiscais, trabalhistas e cadastrais.
Se a empresa ainda nem está bem estruturada desde a origem, eu sugiro rever cadastro, atividade e documentos. O artigo sobre abertura e regularização de CNPJ ajuda a entender por onde começar.
O que fazer nos próximos 30 dias
Se eu estivesse no seu lugar, faria um diagnóstico simples agora, não no fim do ano. Nos próximos 30 dias, eu pediria balancetes dos últimos 6 meses, relatório de obrigações entregues, posição de pendências e uma reunião objetiva para discutir enquadramento, rotina de comunicação e responsabilidades de cada lado.
Se o contador não entrega clareza, prazo e segurança, a troca deixa de ser desconforto e passa a ser decisão de gestão.
Se você quer avaliar seu caso com método, sem alarde e sem parar a operação, conheça melhor a Infosys Contabilidade. Meu trabalho é justamente ajudar empresas a sair da contabilidade reativa e voltar a ter controle, previsibilidade e atendimento próximo.
Perguntas frequentes
Quais são os sinais de um contador ruim?
Os sinais mais fáceis de perceber são atraso em obrigações, erros repetidos em guias e declarações, ausência de balancete mensal, demora excessiva para responder, falta de orientação sobre mudanças legais e linguagem que não ajuda o empresário a entender os números. Quando isso vira rotina, a contabilidade deixa de proteger a empresa.
Como identificar se meu contador é incompetente?
Eu sugiro olhar fatos verificáveis. Peça protocolos de entrega, balancetes dos últimos meses, memória de cálculo dos tributos e um resumo do seu enquadramento atual. Se houver respostas vagas, documentos faltando e falhas recorrentes sem correção clara, existe forte sinal de despreparo ou desorganização.
O que fazer se suspeito do mau serviço do contador?
Primeiro, reúna documentos e registre os problemas por escrito. Depois, peça posição formal das pendências, comprovantes de entrega e plano de correção. Se o retorno não vier com clareza, busque revisão técnica, regularize o que estiver em aberto e prepare a migração para outro escritório com continuidade das obrigações.
Quais prejuízos um contador despreparado pode causar?
Os prejuízos vão de multas e juros até pagamento indevido de tributos, perda de certidão, problemas trabalhistas, dificuldade para obter crédito e decisões erradas por falta de informação confiável. Em muitos casos, o dano maior não é a multa isolada. É a soma de meses operando com número ruim e orientação insuficiente.
Quando trocar de contador vale a pena?
Vale a pena quando os erros se repetem, os prazos deixam de ser cumpridos, a comunicação falha e você não recebe suporte compatível com o porte da empresa. Se a relação já virou fonte de insegurança, eu não esperaria o próximo problema. Eu agiria agora, com revisão das pendências e um plano de transição bem feito.
