Eu trabalho com micro e pequenas empresas há mais de 25 anos e digo sem rodeio: muita gente ainda acha que a reforma do consumo não vai mexer tanto com quem está no Simples. Vai mexer. Talvez não da forma que aparece em manchete, mas na rotina, na formação de preço, no crédito do cliente e no jeito de emitir documento fiscal. É aí que mora o risco.
Escrevo como Leandro Zardo, contador, CEO da Infosys Contabilidade desde 2010. No escritório, eu atendo empresas de serviços, e-commerces, profissionais da saúde, tecnologia e advocacia. Quando sento com o dono da empresa, a pergunta quase sempre é a mesma: “Vou pagar mais imposto?”. Minha resposta técnica costuma ser outra: depende do seu tipo de operação, do perfil dos seus clientes e de como sua empresa vai se adaptar ao novo modelo.
A maior mudança para o Simples Nacional é que a empresa poderá conviver com um regime híbrido, mantendo o Simples e, em certos casos, recolhendo IBS e CBS fora da lógica tradicional do DAS.
Isso muda decisão comercial. Muda contrato. Muda margem. E muda o custo do erro.
Neste artigo, eu vou explicar como a reforma tributária afeta empresas do Simples, o que entra no novo sistema com IBS e CBS, quais são os limites e alternativas de recolhimento, quando pode fazer sentido seguir no regime simplificado ou optar pela apuração regular desses tributos, e como se preparar até 2026 e depois até 2033. Sempre com um ponto que eu não abro mão: enquadramento tributário depende do caso concreto. Antes de mudar qualquer rota, a empresa precisa de análise técnica.
O que de fato muda para quem está no Simples
A Emenda Constitucional nº 132, de 2023, abriu caminho para substituir tributos sobre consumo por dois novos: a CBS, de competência federal, e o IBS, de competência compartilhada entre estados e municípios. Na prática, PIS, Cofins, ICMS e ISS tendem a ser absorvidos por esse novo desenho ao longo da transição.
Para a empresa do Simples, o ponto central não é o fim do regime, e sim a forma como ele vai conviver com o novo IVA dual.
Essa convivência cria uma lógica híbrida. A empresa poderá continuar recolhendo pelo Simples em boa parte da estrutura, mas haverá situações em que a escolha de recolher IBS e CBS “por fora” pode gerar efeito financeiro melhor, principalmente quando o cliente valoriza crédito tributário.
Em uma apresentação de setembro de 2024 sobre os impactos da reforma tributária no Simples Nacional, esse ponto aparece de forma bem clara: a facultatividade da apuração de IBS e CBS fora do recolhimento unificado pode afetar competitividade, cadeia de créditos e precificação de micro e pequenas empresas.
Já vi cliente que vendia bem para pessoa física e ficou tranquilo quando ouviu falar da reforma. Só que 6 meses depois começou a vender para empresas maiores. O problema apareceu ali. O preço dele parecia bom, mas o comprador comparava com fornecedor que gerava mais crédito. Resultado: perdeu margem em negociação sem nem entender direito o motivo.
Se a sua empresa vende para consumidor final, o impacto tende a ser diferente. Se vende para outras empresas, o tema crédito ganha peso. Não é detalhe.
Regime híbrido: onde está a mudança prática
Hoje, o empresário do Simples está acostumado com o DAS como centro da apuração. Com a reforma, a conversa fica menos simples.
O regime híbrido significa que a empresa poderá permanecer no Simples e, ao mesmo tempo, avaliar se compensa recolher IBS e CBS pelo sistema regular.
Essa decisão não deve ser tomada por impulso. Ela mexe em quatro frentes:
- Capacidade de gerar crédito para o cliente comprador;
- Apuração separada dos novos tributos;
- Obrigações acessórias mais detalhadas;
- Controle fiscal e tecnológico mais rigoroso.
Atendi um caso em que a empresa prestava serviço para outras empresas e usava preço fechado anual. Quando simulamos o efeito de crédito para o contratante, ficou claro que a permanência pura no regime simplificado podia tornar a proposta menos atraente. Não era só conta de imposto da empresa. Era conta comercial da cadeia toda.
Por isso eu discordo da ideia de que “Simples sempre será melhor para pequeno negócio”. Às vezes será. Às vezes não.
O melhor regime é o que sobra caixa com segurança fiscal.
Se você ainda está organizando a base da empresa, recomendo revisar a estrutura cadastral e fiscal junto com o tema do enquadramento. Em muitos casos, esse ajuste começa antes, na própria regularidade do CNPJ. Eu trato disso em um guia prático sobre abertura e regularização empresarial.
IBS e CBS dentro da rotina da pequena empresa
CBS e IBS seguem a lógica de imposto sobre valor agregado. Em termos simples, a empresa paga sobre suas operações e pode descontar créditos conforme as regras do sistema regular. Isso tem impacto direto em quem compra e em quem vende.
Quando a empresa do Simples fica só no recolhimento unificado, o potencial de crédito para o comprador tende a ser menor do que no regime regular de IBS e CBS.
É por isso que negócios B2B precisam olhar a reforma com mais atenção. Um prestador de serviço que vende R$ 80 mil por mês para pessoa jurídica pode perder contrato se o cliente concluir que outro fornecedor entrega crédito mais favorável. Mesmo que a diferença de preço bruto seja pequena.
No lado operacional, entram novas exigências:
- Cadastro fiscal mais preciso por item ou serviço;
- Documento fiscal parametrizado para destacar corretamente tributos;
- Conciliação entre faturamento, créditos e recolhimentos;
- Revisão de ERP, emissor e integração contábil.
Se isso for mal feito, o custo aparece rápido. Uma nota emitida com classificação errada pode gerar recolhimento a menor. Em tributos federais, uma multa de ofício pode chegar a 75% do valor devido, sem contar juros pela taxa Selic. Se houver sonegação, fraude ou conluio, a multa qualificada é de 100%, e chega a 150% apenas em caso de reincidência, conforme a Lei 14.689, de 2023. Em obrigações acessórias, multas variam conforme o ente e a infração, mas o problema real costuma vir antes: bloqueio de crédito do cliente, glosa e atraso no fechamento fiscal.
Na Infosys Contabilidade, eu tenho insistido com clientes para que 2025 e 2026 sejam anos de ajuste de processo, não de improviso. Quem deixar sistema e cadastro para a última hora vai pagar por isso.
Limites de receita e regras que continuam no radar
A reforma não eliminou a necessidade de acompanhar os limites do Simples Nacional. Em 2025, o teto anual de receita bruta continua em R$ 4.800.000,00. Para empresa em início de atividade, o limite é proporcional aos meses de funcionamento, à razão de R$ 400.000,00 por mês ou fração.
Ultrapassar o limite do Simples continua sendo um dos erros mais caros para a pequena empresa.
Se o excesso for de até 20%, ou seja, receita anual de até R$ 5.760.000,00 em 2025, a exclusão tende a produzir efeitos a partir de janeiro do ano seguinte, salvo hipóteses específicas. Se passar mais de 20%, a desenquadramento pode retroagir ao próprio ano-calendário, com cobrança pela sistemática normal. Isso costuma gerar diferença pesada de tributos, juros e multa.
Já vi cliente que fechou dezembro sem acompanhar faturamento acumulado e descobriu em fevereiro que tinha passado do teto em mais de 20%. O impacto não foi teórico. Vieram recálculos, guias complementares, retrabalho contábil e aperto no caixa.
Os dados oficiais sobre número de optantes, arrecadação e inadimplência podem ser acompanhados nas estatísticas do Simples Nacional publicadas pela Receita Federal. Eu acompanho esse material porque ele ajuda a tirar a conversa do campo da opinião.
No caso do MEI, o tema também merece atenção porque muita empresa começa ali e cresce sem revisar enquadramento. O limite anual do MEI em 2025 permanece em R$ 81.000,00. Passou disso, a formalização correta e a migração de faixa deixam de ser escolha e viram obrigação. Se você está nesse estágio, eu já expliquei os pontos mais comuns no guia completo para formalizar o negócio e crescer.
Quando pode valer a pena seguir no Simples
Eu não gosto de resposta pronta. Mas há situações em que permanecer no modelo simplificado tende a fazer mais sentido.
Empresas que vendem majoritariamente para consumidor final costumam ter menos ganho com a apuração regular de IBS e CBS.
Alguns exemplos frequentes:
- Clínicas e profissionais da saúde com receita concentrada em pessoa física;
- Prestadores de serviço locais com ticket médio menor e baixa compra de insumos creditáveis;
- Negócios com estrutura administrativa enxuta e pouca capacidade de absorver nova rotina fiscal;
- Operações em que a simplicidade do recolhimento ainda pesa mais que o ganho potencial de crédito.
Nesses casos, migrar a apuração de IBS e CBS para fora do recolhimento unificado pode elevar custo operacional sem entregar retorno comercial equivalente. A empresa passa a demandar mais conferência, sistema melhor, treinamento e acompanhamento mensal. Se esse custo extra for de R$ 1.500,00 a R$ 4.000,00 por mês entre software, horas internas e suporte, e o benefício tributário ou comercial for menor que isso, a conta não fecha.
O erro aqui é decidir olhando só alíquota nominal. Eu vejo isso o tempo todo.
Quando a apuração regular pode fazer sentido
Agora o outro lado. Há empresas pequenas para as quais o regime regular dos novos tributos pode merecer estudo sério.
Se o seu cliente for pessoa jurídica e valorizar crédito tributário, a apuração regular de IBS e CBS pode melhorar sua posição comercial.
Isso aparece com frequência em:
- Prestadores de serviço B2B;
- E-commerces que vendem para revendedores ou empresas;
- Negócios com cadeia de compras relevante e possibilidade concreta de crédito;
- Empresas que disputam contrato com base em preço líquido para o comprador.
Um exemplo simples. Imagine uma empresa de tecnologia que fatura R$ 180.000,00 por mês para clientes corporativos. Se o contratante puder se creditar melhor comprando de um fornecedor com IBS e CBS apurados no sistema regular, esse fornecedor pode sustentar preço bruto um pouco maior e ainda continuar competitivo. A empresa do Simples que ignorar isso pode acabar pressionada a reduzir preço em 3%, 5% ou mais para fechar contrato. Em um ano, a perda supera R$ 64.800,00 se o desconto médio for de 3% sobre um faturamento anual de R$ 2.160.000,00.
Não estou dizendo que o regime regular será melhor em todos os casos. Estou dizendo que a decisão comercial e tributária passou a andar junta.
Para quem quer transformar a contabilidade em base de decisão, eu recomendo a leitura do artigo sobre usar a contabilidade como GPS de lucro e não só boleto de imposto. Esse raciocínio combina muito com a transição da reforma.
Obrigações acessórias e risco de erro
Muita empresa olha só para o valor da guia. Eu olho para a operação inteira. Porque o problema caro costuma nascer do processo mal montado.
Com a reforma, a empresa pequena tende a precisar de mais qualidade cadastral, conciliação fiscal e integração entre financeiro, faturamento e contabilidade.
No escritório, o erro que mais aparece é cadastro incompleto de serviço ou produto. O segundo é nota emitida sem coerência com contrato. O terceiro é financeiro recebendo de um jeito e fiscal registrando de outro. Enquanto o sistema é mais simples, a empresa sobrevive com remendo. Com IBS e CBS, remendo custa mais.
Se sua empresa tem folha, prestadores e rotinas trabalhistas, o reflexo indireto também existe, porque informação inconsistente se espalha rápido entre sistemas. O guia prático sobre eSocial para empresas e prestadores de serviço ajuda a entender por que integração de dados deixou de ser assunto só do RH.
Na prática, eu recomendo atenção a estes pontos:
- Revisão de CNAE e objeto social;
- Parametrização do emissor de NFS-e e NF-e;
- Cadastro de clientes com perfil de crédito identificado;
- Conciliação mensal entre sistema de vendas, extrato bancário e fiscal;
- Fechamento gerencial antes do fiscal.
Quando isso falha, o efeito financeiro vem por várias portas. Há recolhimento errado, retrabalho, atraso de entrega e perda de credibilidade diante do cliente. Em muitos municípios, atraso em obrigação acessória de ISS já gera multa fixa ou percentual. Com a transição para o novo modelo, esse tipo de fragilidade fica mais visível.
Transição até 2026 e 2033
A transição da reforma não acontece de uma vez. Isso é bom e ruim. Bom porque dá tempo para adaptação. Ruim porque muita empresa usa esse prazo como desculpa para não fazer nada.
Em 2026 começa a fase de teste da CBS e do IBS, e a transição segue até 2033 com substituição gradual dos tributos atuais sobre consumo.
Esse desenho exige leitura constante da regulamentação. A empresa que esperar “ficar tudo pronto” para agir vai começar atrasada. Eu prefiro trabalhar com um cronograma simples:
- Em 2025, revisar enquadramento, cadastro, sistema e perfil de clientes;
- Em 2026, testar emissão, simular crédito e medir impacto no preço;
- De 2027 em diante, ajustar contrato, rotina fiscal e política comercial conforme a regulamentação efetiva.
O estudo de 2026 sobre os efeitos da Emenda Constitucional nº 132/2023 sobre optantes do Simples Nacional reforça justamente esse ponto: a unificação dos tributos sobre consumo pode alterar competitividade e carga efetiva conforme o setor e a forma de inserção da empresa na cadeia econômica.
Em termos macroeconômicos, um artigo de 2024 com estimativas do Tesouro Nacional aponta potencial de aumento do PIB em até 4,5% com a simplificação e a aproximação de alíquotas entre setores. Eu gosto desse dado com cautela. Para a empresa pequena, crescimento agregado do país não paga imposto errado. Mas mostra que a reorganização do sistema pode abrir espaço para mercado mais previsível no longo prazo.
Desafios de tecnologia, custo e gestão
Uma parte da reforma será tributária. Outra será tecnológica. E essa segunda parte costuma ser subestimada.
Quem tem sistema fraco, cadastro bagunçado e rotina financeira sem conciliação vai sofrer mais na transição.
Eu vejo três custos novos ou ampliados para pequenas empresas:
- Adaptação de ERP, emissor e integrações;
- Horas de revisão fiscal e treinamento da equipe;
- Necessidade de informação gerencial para decidir regime e preço.
Em empresa de faturamento entre R$ 20 mil e R$ 500 mil por mês, o impacto disso varia muito. Já vi operação simples se ajustar com menos de R$ 3.000,00 em mudança de sistema e treinamento. Já vi e-commerce pequeno gastar mais de R$ 12.000,00 entre implantação, parametrização e revisão de cadastros para não continuar emitindo documento errado.
Se o seu financeiro ainda funciona mais no extrato do banco do que em processo, pode ser a hora de estruturar isso. Em muitos clientes da Infosys Contabilidade, o apoio de BPO financeiro entrou justamente para organizar base de decisão antes da reforma apertar a rotina.
Como eu orientaria sua empresa nos próximos 30 dias
Eu prefiro fechar este tema com decisão prática. Se a sua empresa está no Simples Nacional, os próximos 30 dias devem servir para montar um diagnóstico, não para esperar mais notícia.
O primeiro passo é simular, com base no seu faturamento real, como o novo modelo afeta preço, crédito do cliente e custo operacional.
Minha sugestão objetiva é esta:
- Levante o faturamento dos últimos 12 meses e separe por tipo de cliente, pessoa física e pessoa jurídica;
- Identifique quais clientes compram olhando crédito tributário e quais compram só por preço final;
- Revise o cadastro de produtos e serviços no sistema;
- Confira se contrato, nota fiscal e recebimento bancário estão coerentes;
- Peça uma simulação técnica entre permanência no Simples e apuração regular de IBS e CBS, quando a regulamentação aplicável permitir essa comparação com segurança.
Se nesse levantamento aparecer faturamento perto do teto de R$ 4.800.000,00 por ano, erro cadastral, margem apertada ou venda crescente para outras empresas, a análise precisa ganhar prioridade. Esperar pode custar contrato, crédito e caixa.
Na Infosys Contabilidade, eu faço esse tipo de leitura pensando no que o empresário quer de verdade: parar de perder dinheiro e evitar problema com o Fisco. Se você quer usar os próximos 30 dias para revisar enquadramento, testar impactos da reforma e ajustar sua gestão com base real, conheça melhor nosso trabalho e veja como podemos apoiar sua empresa de forma prática e próxima.
Perguntas frequentes
O que muda no Simples Nacional com a Reforma?
A principal mudança é a convivência do Simples com o novo modelo de tributação do consumo, baseado em CBS e IBS. A empresa poderá continuar no regime simplificado, mas em certos casos poderá avaliar a apuração regular desses novos tributos para gerar mais crédito ao cliente. Isso afeta preço, margem, emissão fiscal e rotina de controle.
Como a reforma tributária afeta pequenas empresas?
Ela afeta pequenas empresas na formação de preço, no potencial de crédito para clientes pessoa jurídica, nas obrigações acessórias e na necessidade de sistemas mais bem configurados. Para quem vende ao consumidor final, o efeito pode ser menor. Para quem vende a outras empresas, o impacto pode ser relevante. O enquadramento correto depende de análise do caso concreto.
Quais impostos serão alterados pelo novo sistema?
O novo sistema tende a substituir gradualmente tributos sobre consumo hoje representados por PIS, Cofins, ICMS e ISS, por meio da CBS e do IBS durante a transição até 2033. Outros tributos e regras do Simples continuam exigindo acompanhamento, inclusive limites de receita e obrigações acessórias específicas.
Vale a pena permanecer no Simples Nacional?
Em muitos casos, sim. Isso costuma acontecer quando a empresa vende mais para pessoa física, tem estrutura administrativa simples e baixo ganho potencial com créditos de IBS e CBS. Mas não existe resposta universal. Se sua empresa vende para pessoa jurídica, tem contratos B2B ou opera com margens apertadas, a decisão precisa ser simulada com dados reais.
Como calcular os novos tributos após a reforma?
O cálculo dependerá da regulamentação aplicável, do tipo de operação, do perfil do cliente, da possibilidade de crédito e da forma de recolhimento escolhida pela empresa dentro das alternativas permitidas. Na prática, será preciso revisar cadastro fiscal, parametrização do sistema, documentos emitidos e fluxo financeiro. Antes de qualquer mudança, eu recomendo avaliação profissional para evitar recolhimento errado, perda de crédito e autuação.
